L’enregistrement exige la soumission des données disponibles et pertinentes sur les propriétés intrinsèques des substances, la transmission des scénarios d’exposition et, lorsque les informations ne sont pas disponibles, la génération de nouvelles données y compris expérimentales. Des procédures et mécanismes spécifiques ont été introduits dans REACH pour que les entreprises partagent leurs données existantes avant de soumettre un enregistrement : il s’agit du partage des données et de la soumission conjointe des informations. Ces dispositions ont pour objectifs une meilleure efficacité du système d’enregistrement et la réduction des coûts et des essais. Le partage des données est obligatoire pour les études impliquant des essais sur animaux vertébrés. En règle générale, le partage des informations sous REACH est basé sur un mécanisme de compensation des coûts.

Le règlement établit différentes procédures d’enregistrement et de partage des données pour les « substances bénéficiant d’un régime transitoire »1 et pour les substances n'en bénéficiant pas2.

Règles de partage des données relatives aux substances bénéficiant d’un régime transitoire

REACH met en place un système pour aider les déclarants potentiels à identifier les acteurs avec lesquels ils vont pouvoir partager les données et les coûts : il s’agit du pré-enregistrement et des forums d’échange d’informations sur les substances (FEIS).
Les fabricants et les importateurs3 de substances bénéficiant d’un régime transitoire peuvent obtenir un report d’enregistrement s’ils « pré-enregistrent » leurs substances, c’est-à-dire s’ils soumettent certaines informations, en nombre limité, à l’Agence européenne des produits chimiques (ECHA) entre le 1er juin et le 1er décembre 2008. Au plus tard le 1er janvier 2009, une liste de toutes les substances pré-enregistrées sera publiée sur le site web de l'ECHA, avec la première échéance envisagée pour l’enregistrement.
Dans une première étape, toutes les entreprises qui auront pré-enregistré une substance affichée avec les mêmes identifiants dans la liste des substances pré-enregistrées, vont devoir établir s’il s’agit bien de la même substance aux fins de la formation d’un FEIS. Ces forums permettront le partage des données entre fabricants et importateurs de substances bénéficiant d’un régime transitoire pré-enregistrées ou enregistrées sans pré-enregistrement4, mais aussi avec les détenteurs d’informations sur les substances bénéficiant d’un régime transitoire, utilisées dans les produits phytopharmaceutiques et biocides. REACH permet également aux utilisateurs en aval et à d’autres acteurs (détenteurs d’informations) qui possèdent des données pertinentes et qui souhaitent les partager, de les vendre aux déclarants potentiels. Les fabricants et importateurs peuvent désigner un « représentant tiers » pour rester anonyme, vis-à-vis des autres parties.
Un FEIS n’est pas une entité légale ou un consortium, mais un forum pour partager des données et d’autres informations sur une substance.
Tous les participants d’un FEIS doivent réagir aux demandes d’informations des autres participants et leur communiquer les études existantes souhaitées. Les déclarants potentiels doivent demander les informations manquantes auprès des autres membres du FEIS, étudier collectivement les besoins en nouvelles études pour se conformer aux exigences de l’enregistrement, s’organiser pour réaliser les études identifiées et se mettre d’accord sur la classification et l’étiquetage lorsqu’il y a des différences entre déclarants potentiels. Ils peuvent s’enquérir des informations manquantes auprès d’autres FEIS s’ils considèrent que leur substance est suffisamment similaire aux substances des autres FEIS en question.
REACH donne aux déclarants potentiels de la flexibilité pour décider de l’organisation du partage des données. Pour de plus amples informations, voir le schéma Partage des données relatives aux substances bénéficiant d’un régime transitoire, voies individuelle et collective.

Partage des données relatives aux substances ne bénéficiant pas d’un régime transitoire et aux substances non pré-enregistrées

Le processus mis en place pour initier le partage des données relatives à ces substances est généralement appelé « the inquiry process » (processus de requête). C’est une démarche en trois étapes essentiellement, dans laquelle :

• le déclarant potentiel doit demander à l’Agence européenne des produits chimiques avant l’enregistrement, si la même substance a déjà été enregistrée ;
• l’Agence facilite le contact entre le ou les déclarant(s) antérieur(s) et le ou les déclarant(s) potentiel(s) et/ou d’autres déclarants potentiels éventuels ;
• le partage des données est organisé entre le ou les déclarant(s) antérieur(s) et le ou les déclarant(s) potentiel(s) et comprend aussi la réalisation éventuelle de nouveaux tests.
• Pour de plus amples informations, voir le schéma Processus de requête.

L’une des principales différences avec les règles concernant les substances bénéficiant d’un régime transitoire est l’implication précoce de l’Agence et son rôle pour déterminer s’il s’agit de la même substance, avant de faciliter les contacts entre déclarants.

Soumission conjointe des données

Sous REACH, il est exigé des déclarants de soumettre conjointement les informations sur les propriétés dangereuses de la substance (études et propositions d’essais), sa classification et son étiquetage. Ils peuvent s’ils en sont d’accord, soumettre également de manière conjointe, le rapport de sécurité chimique (pour les substances ≥ 10 tonnes par an et par déclarant) et/ou les conseils d’utilisation (Données à soumettre conjointement ou séparément pour l’enregistrement sous REACH). Cependant, les déclarants sont autorisés à se retirer de la soumission conjointe sous certaines conditions (coûts disproportionnés, protection d’informations commercialement sensibles, désaccord sur la sélection des informations avec le déclarant qui conduit la soumission conjointe). Cette option de retrait peut être partielle. Ce droit de retrait ne s’applique pas aux obligations de partage des données ou à la participation au FEIS. Toute option de retrait doit être pleinement justifiée.

1. Substance bénéficiant d’un régime transitoire : substance déjà fabriquée ou importée sous certaines conditions, avant l’entrée en vigueur de REACH le 1er juin 2007.
2. Substance ne bénéficiant pas d’un régime transitoire : substances qui ne répondent pas à la définition des substances bénéficiant d’un régime transitoire telle qu’elle est donnée par le règlement.
3. Les fabricants établis en dehors de la Communauté européenne peuvent désigner un « représentant exclusif » qui s’acquittera des obligations incombant aux importateurs. Les représentants exclusifs sont des personnes physiques ou morales établies dans la Communauté européenne et qui possèdent suffisamment d’expérience dans la manipulation pratique des substances et des informations s’y rapportant. Lorsqu’un représentant exclusif est désigné, le fabricant non UE doit en informer le ou les importateur(s) appartenant à la même chaîne d’approvisionnement. Suite à cette communication, le représentant exclusif tient le rôle des importateurs UE et remplit leurs obligations d’enregistrement.
4. Les déclarants potentiels d’une substance bénéficiant d’un régime transitoire, qui décident de l’enregistrer sans pré-enregistrement sont, une fois leur enregistrement soumis, des participants obligatoires du FEIS correspondant. Ils ont obligation de partager les informations qu’ils détiennent lorsque la demande leur en est faite. Avant l’enregistrement ils sont soumis au « processus de requête » qui s’applique aux substances ne bénéficiant pas d’un régime transitoire. Les déclarants potentiels de telles substances doivent arrêter la fabrication ou l’importation de leur substance après le 31 mai 2008, avant de faire leur demande d’informations.